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Unser Telefon-Assistenzsystem Our Phone Assistance System

Unser Telefon-Assistenzsystem bringt Struktur und Übersicht in Ihre eingehenden Telefonate. Our phone assistance system brings structure and clarity into your incoming phone calls.

Es erweitert Ihren bestehenden Anruf-Empfang um eine intelligente Mailbox und einen optionalen KI-Telefonassistenten. Wir legen Wert darauf, dass sich das Assistenzsystem perfekt in Ihre Strukturen eingliedert und dabei hilft, für jeden Anrufer die passende Lösung zu finden.
Durch die intelligente Datenaggregierung und Übersichtserstellung im Admin-Board erhält Ihr Team Struktur und Übersicht in der weiteren Bearbeitung der Anliegen. It expands your existing call reception with an intelligent mailbox and an optional AI phone assistant. We place importance on the assistance system integrating perfectly into your structures and helping to find the right solution for every caller.
Through intelligent data aggregation and overview creation in the admin board, your team receives structure and clarity for the further handling of the concerns.

Sämtliche gezeigten Ansichten stammen aus unserem eigenen Telefon-Assistenzsystem. Kundensysteme und interne Kundendaten zeigen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht öffentlich. All views shown come from our own phone assistance system. We do not publicly show customer systems or internal customer data for confidentiality reasons.

Unser Konzept: Ein mehrschichtiges System Our concept: a multi-layered system

Den Anrufern wird kein KI-Roboter aufgezwungen:
Am Beginn eines Anrufs spielt eine Nachricht ab, die dem Anrufer drei Optionen bietet:

Drücken Sie die 1, um mit einem menschlichen Mitarbeiter zu sprechen.
Drücken Sie die 2, um mit dem KI-Assistenten zu sprechen.
Drücken Sie die 3, wenn Sie nur eine Nachricht hinterlassen möchten.

Zum einen vermeiden wir dadurch, dass Anrufer das Gefühl bekommen, ihnen würde ein KI-Assistent aufgezwungen werden, was teilweise den Anschein von Massenabfertigung hervorrufen kann.

Anrufer, die gegenüber KI abgeneigt sind, werden sofort an ein Teammitglied durchgestellt.
Ist kein Teammitglied erreichbar, können Anliegen trotzdem aufgenommen und weitergeleitet werden.
Im Fall von hinterlassenen Nachrichten bietet das Assistenzsystem Ihnen mehrere Vorteile für mehr Struktur, Transparenz und Effizienz, die wir im Folgenden weiter erläutern.

Außerdem erreichen wir dadurch vollständige DSGVO-Konformität:
Keine Nachrichten von Anrufern werden aufgezeichnet, bevor Sie dem ausdrücklich zustimmen. Callers are not forced to use an AI robot:
At the start of a call, a message plays that offers the caller 3 options:

Press 1 to speak with a human employee.
Press 2 to speak with the AI assistant.
Press 3 if you only want to leave a message.

On the one hand, we thereby avoid callers getting the feeling that an AI assistant is being forced on them, which can partly create the appearance of mass handling.

Callers who are averse to AI are immediately connected to a team member.
If no team member is available, concerns can still be recorded and forwarded.
In the case of left messages, the assistance system offers you several advantages for more structure, transparency and efficiency, which we explain further below.

In addition, this achieves complete GDPR compliance:
No messages from callers are recorded before they expressly agree to it.

Die intelligente Mailbox The intelligent mailbox

Bei Wahl der Nummer 3, können Anrufer Ihr Anliegen einsprechen. Die eingesprochene Nachricht wird als Originalaudio gespeichert und zusätzlich transkribiert.

Auf Basis der transkribierten Nachricht wird dann über unsere KI-Integration Name des Anrufers sowie sein Anliegen erkannt und den Bereichen Ihres Unternehmens zugeordnet.

Dafür bestimmen wir im Voraus in Übereinstimmung mit Ihnen die genauen üblichen Anliegen und Wünsche Ihrer Anrufer sowie Ihre gewünschte Struktur, damit das Assistenzsystem genau auf Ihre Abläufe zugeschnitten ist.

Je nach Ihrer Struktur könnten dies zum Beispiel Kontaktanfragen, Terminwünsche, Weiterleitungen, Bestellungen, Beschwerden, Fragen oder andere Anliegen sein.

Auch übliche Spam-Anrufe oder nicht erwünschte Eingänge besprechen wir mit Ihnen im Voraus, damit diese gezielt in Kanäle für unerwünschte Nachrichten eingeordnet werden.

Gibt es in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Abteilungen oder Personen für bestimmte Anliegen, berücksichtigen wir diese Anforderung ebenfalls in der Konzeption des Assistenzsystems.

Unser System leistet dadurch die Einordnung nach genau diesen besprochenen Kategorien, Dringlichkeiten und gegebenenfalls zuständigen Personen.
In Ihrem Admin-Board sehen Sie dann filterbar nach Kategorien genau die passenden Anliegen und können diese selbst mit Markern wie "Erledigt", "Weitere Bearbeitung nötig" oder "Weiterreichen an bestimmte Abteilung" versehen.

Bei jeder eingehenden Nachricht wird Ihnen transparent die Originalaudio-Datei, der transkribierte Text sowie die Einordnung des Systems angezeigt.

Auf Wunsch lässt sich dies auch mit bestehenden Datensätzen zu Ihrem Kundenstamm verbinden. In diesem Fall würde anhand des Namens, der Telefonnummer oder gegebenenfalls anderen Identifikatoren neben der Nachricht direkt eine Übersicht über vergangene Vorgänge, Dokumente und Informationen bezüglich dieses Kunden angezeigt werden.

Ist bei einer Nachricht die genaue Zuordnung unklar, zeigt unser System dies transparent an mit einer genauen Info-Kachel zu dem unklaren Anliegen, der vermuteten Einordnung und den zugehörigen Daten, die Sie für die Entscheidung benötigen. When number 3 is selected, callers can speak their concern. The spoken message is saved as original audio and additionally transcribed.

On the basis of the transcribed message, our AI integration then recognizes the name of the caller as well as their concern and assigns it to the areas of your company.

For this, we determine in advance, in agreement with you, the exact usual concerns and wishes of your callers as well as your desired structure, so that the assistance system is tailored exactly to your workflows.

Depending on your structure, these could be contact inquiries, appointment requests, forwarding requests, orders, complaints, questions or other concerns, for example.

We also discuss common spam calls or undesired inputs with you in advance, so that these are specifically assigned to channels for undesired messages.

If your company has different departments or people for certain concerns, we also take this requirement into account in the conception of the assistance system.

Our system thereby performs the assignment according to exactly these discussed categories, urgencies and, if applicable, responsible people.
In your admin board, you then see the suitable concerns filterable by categories and can mark them yourself with markers such as "Completed", "Further processing needed" or "Forward to specific department".

For every incoming message, the original audio, the transcribed text and the classification of the system are shown to you transparently.

If desired, this can also be connected with existing datasets about your customer base. In this case, based on the name, phone number or, if applicable, other identifiers, an overview of past processes, documents and information regarding this customer would be shown directly next to the message.

If the exact assignment is unclear for a message, our system shows this transparently with a precise info tile about the unclear concern, the assumed classification and the related data that you need for the decision.

Der KI-Gesprächsassistent The AI conversation assistant

Die Wahl der Nummer 2 bietet Anrufern die Möglichkeit, ein Gespräch in natürlicher Sprache mit einem KI-Assistenten zu führen.
Name und Stimme des Assistenten suchen Sie sich aus. Auf Wunsch lässt sich der Assistent auch auf die Stimme eines Ihrer Team-Mitglieder trainieren.

Der Assistent hat die genauen Ablaufstrukturen und Informationen Ihres Unternehmens hinterlegt und kann Anrufern dadurch präzise Auskünfte zu Urlaubszeiten, Kontaktmöglichkeiten, Ansprechpersonen, empfohlenen Schritten und sonstigen Informationen liefern.

Eine interaktive Terminbuchung, bei der der Assistent auf Basis der Wünsche des Anrufers genaue Empfehlungen nahelegt, lässt sich hier auch integrieren.

Handelt es sich um ein komplizierteres oder sensibles Thema, liefert der Assistent strikt keine unpassende Abfertigung, sondern leitet den Anrufer an die passende Person weiter.

In jedem Fall entscheiden Sie, welche Anliegen der Assistent abarbeiten und welche Entscheidungen er treffen darf.

Jeder Anruf wird Ihnen als vollständige Audioaufnahme zusammen mit dem transkribierten Protokoll in Ihrem Admin-Board angezeigt, sodass sich alle Vorgänge immer transparent einsehen lassen. Selecting number 2 gives callers the option to have a conversation in natural language with an AI assistant.
You choose the name and voice of the assistant. If desired, the assistant can also be trained on the voice of one of your team members.

The assistant has the exact workflow structures and information of your company stored and can thereby give callers precise information about vacation times, contact options, contact persons, recommended steps and other information.

An interactive appointment booking, in which the assistant suggests precise recommendations based on the wishes of the caller, can also be integrated here.

If it is a more complicated or sensitive topic, the assistant strictly does not provide unsuitable handling, but forwards the caller to the right person.

In every case, you decide which concerns the assistant may process and which decisions it may make.

Every call is shown to you as complete audio together with the transcribed protocol in your admin board, so that all processes can always be viewed transparently.

Fragen und Kontakt Questions and Contact

Fragen zu unserer Arbeit, Interesse an Kontakt oder Wunsch nach Terminbuchung? Questions about our work, interest in contact, or want to book an appointment?

Unser Website-Navigator hilft Ihnen dabei. The Website Navigator helps with that.

Alternativ können Sie auch zum klassischen FAQ wechseln und unsere Antworten auf die häufigsten Fragen sehen. Alternatively, switch to the classic FAQ to see our answers to the most common questions.

Fragen anzeigen zu: Show questions about:

Allen Themen All topics

Anrufsteuerung & Akzeptanz Call Routing & Acceptance

Intelligente Mailbox & Admin-Board Intelligent Mailbox & Admin Board

KI-Gesprächsassistent & Übergabe AI Voice Assistant & Handoff

Anrufsteuerung & Akzeptanz Call Routing & Acceptance

Muss jeder Anrufer mit einem KI-Assistenten sprechen? Does every caller have to speak with an AI assistant?

Nein. Das System ist ausdrücklich mehrschichtig aufgebaut: Anrufer können mit einem menschlichen Mitarbeiter sprechen, mit dem KI-Assistenten sprechen oder nur eine Nachricht hinterlassen. Dadurch wird niemandem KI aufgezwungen und Personen mit Vorbehalten werden direkt an Ihr Team weitergeleitet. No. The system is deliberately layered: callers can speak to a human team member, speak with the AI assistant, or simply leave a message. This means AI is not forced on anyone, and callers who prefer a human contact are routed directly to your team.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Sie KI-Unterstützung einführen möchten, ohne dass Ihre telefonische Erreichbarkeit unpersönlich wirkt. Our recommendation: Ideal when you want AI support without making your phone availability feel impersonal.

Wie wird vermieden, dass Anrufer ohne Zustimmung aufgezeichnet werden? How do you avoid recording callers without consent?

Am Anfang des Anrufs werden die Optionen klar angesagt. Nachrichten werden erst aufgezeichnet, wenn der Anrufer ausdrücklich die passende Option wählt. Genau diese Struktur ist Teil des Konzepts, damit das System transparent bleibt und keine Nachricht vor einer Zustimmung aufgenommen wird. At the start of the call, the options are clearly announced. Messages are recorded only when the caller explicitly chooses the relevant option. This structure is part of the concept, keeping the system transparent and preventing recordings before consent.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Telefonprozesse effizienter werden sollen, Datenschutz und Akzeptanz aber sauber mitgedacht werden müssen. Our recommendation: Ideal when phone processes should become more efficient while privacy and acceptance remain carefully handled.

Intelligente Mailbox & Admin-Board Intelligent Mailbox & Admin Board

Was passiert mit einer hinterlassenen Nachricht? What happens to a message left by a caller?

Die Nachricht wird als Originalaudio gespeichert und zusätzlich transkribiert. Danach erkennt das System Name, Anliegen, Kategorie, Dringlichkeit und gegebenenfalls die zuständige Person oder Abteilung. Im Admin-Board sehen Sie Audio, Transkript und Einordnung transparent und können Vorgänge weiter markieren oder weiterreichen. The message is stored as original audio and also transcribed. The system then identifies the caller's name, request, category, urgency, and, where relevant, the responsible person or department. In the admin board, you see the audio, transcript, and classification transparently and can mark or forward cases.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Mailbox-Nachrichten nicht nur gesammelt, sondern direkt sortiert und bearbeitbar gemacht werden sollen. Our recommendation: Ideal when mailbox messages should not only be collected, but sorted and made actionable immediately.

Wie geht das System mit unklaren oder unerwünschten Anrufen um? How does the system handle unclear or unwanted calls?

Übliche Anliegen, Spam-Anrufe, unerwünschte Eingänge und Ihre gewünschte Struktur werden vorab gemeinsam definiert. Wenn eine Zuordnung unklar bleibt, zeigt das System dies offen an und liefert eine Info-Kachel mit vermuteter Einordnung und den Daten, die Sie für die Entscheidung brauchen. Common request types, spam calls, unwanted messages, and your preferred structure are defined together in advance. If a classification remains unclear, the system shows this openly and provides an information card with the assumed category and the data you need for a decision.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Ihr Team weniger Zeit mit Sortierung verlieren und trotzdem bei Grenzfällen die Kontrolle behalten soll. Our recommendation: Ideal when your team should spend less time sorting calls while still keeping control in unclear cases.

KI-Gesprächsassistent & Übergabe AI Voice Assistant & Handoff

Welche Anliegen kann der KI-Gesprächsassistent beantworten? Which requests can the AI voice assistant answer?

Der Assistent erhält die relevanten Ablaufstrukturen und Informationen Ihres Unternehmens. Dadurch kann er Auskünfte zu Urlaubszeiten, Kontaktmöglichkeiten, Ansprechpersonen, empfohlenen nächsten Schritten und allgemeinen Informationen geben. Auch interaktive Terminbuchung lässt sich integrieren. The assistant receives the relevant process structures and information about your company. This allows it to answer questions about holiday periods, contact options, responsible people, recommended next steps, and general information. Interactive appointment booking can also be integrated.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn wiederkehrende Telefonfragen auch außerhalb der Sprechzeiten zuverlässig beantwortet werden sollen. Our recommendation: Ideal when recurring phone questions should be answered reliably even outside office hours.

Wann wird an einen Menschen übergeben? When is a caller handed over to a human?

Bei komplizierten oder sensiblen Themen soll der Assistent keine unpassende Abfertigung liefern, sondern an die passende Person weiterleiten. Sie entscheiden, welche Anliegen der Assistent bearbeiten darf und welche Entscheidungen er treffen kann. Jeder Vorgang bleibt mit Audio und Transkript im Admin-Board nachvollziehbar. For complicated or sensitive topics, the assistant should not provide an unsuitable automated response, but route the caller to the right person. You decide which requests the assistant may handle and which decisions it may make. Every case remains traceable in the admin board with audio and transcript.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Automatisierung entlasten, aber sensible Kommunikation weiterhin sauber an Menschen übergeben werden soll. Our recommendation: Ideal when automation should reduce workload while sensitive communication is still handed over properly to humans.

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