Zurück zur Leistungen-Übersicht Back to services overview

Interne Prozessoptimierung Internal Process Optimization

Unser Ziel: Mit einem intelligenten, auf Ihre Prozesse zugeschnittenen System alle Ihre internen Daten und Dokumente miteinander verbinden und zu einem zusammenhängenden System zu fusionieren, um maximale Struktur, Effizienz, Transparenz und neue Möglichkeiten zu schaffen. Our goal: to connect all your internal data and documents with an intelligent system tailored to your processes and to fuse them into a coherent system in order to create maximum structure, efficiency, transparency and new possibilities.

Stellen Sie sich unser System also wie einen Kleiderständer vor, der alle vorhandenen Stücke zusammenbringt und miteinander verbindet. So imagine our system like a clothes rack that brings all existing pieces together and connects them with each other.

Dies umfasst eingehende Kontakte und Datenströme und interne Abläufe mit verschiedensten Dokumenten und Datensätzen. This includes incoming contacts and data streams and internal workflows with a wide variety of documents and datasets.

Sämtliche gezeigten Ansichten stammen aus unserem eigenen System zur Prozessoptimierung. Kundensysteme und interne Kundendaten zeigen wir aus Vertraulichkeitsgründen nicht öffentlich. All views shown come from our own process optimization system. We do not publicly show customer systems or internal customer data for confidentiality reasons.

Eingehende Informationen Incoming information

Es gibt viele Quellen, aus denen Sie möglicherweise eingehende Nachrichten und Anfragen erhalten, zum Beispiel aus der Website, E-Mails verschiedener Postfächer, Anrufen und Mailbox-Nachrichten, Faxen, Briefen und Social-Media-Plattformen.

Wir integrieren für jede dieser Stellen ein passendes Modul, das die eingehenden Nachrichten aufnimmt, versteht und intelligent einordnet.

Dafür nutzen wir verschiedene passende technische Module:

Anrufe und Mailbox-Nachrichten werden als Audio-Dateien gespeichert und transkribiert.
Beispielsweise werden Mails eingelesen und Informationen zu Betreff, Absender und Inhalt extrahiert.
Dokumente werden passend verarbeitet: PDFs werden per OCR-Modul (Optical Character Recognition) eingelesen, Bilder werden visuell analysiert, Briefe und Faxe werden gescannt und per OCR in Text umgewandelt, aus Tabellen werden Datensätze extrahiert.

Diese Informationen landen alle in einem gemeinsamen Format und können an einem zentralen Ort angezeigt werden: sowohl in der Rohform als auch durch eine auf Ihre Prozesse zugeschnittene intelligente Einordnung passend gelabelt, strukturiert und filterbar.
Dies kann mit Ihren bestehenden Datensätzen zu firmeninternen Abläufen und Kunden verbunden werden.
Sie gewinnen Zeit, weil unser System die Suche, Zusammenstellung und Vorfilterung übernimmt, und Sie können sich stärker auf die relevanten inhaltlichen Entscheidungen fokussieren. There are many sources from which you may receive incoming messages and requests, for example from the website, emails from different mailboxes, calls and mailbox messages, faxes, letters and social media platforms.

We integrate a suitable module for each of these points, which receives the incoming messages, understands them and classifies them intelligently.

For this, we use different suitable technical modules:

Calls and mailbox messages are stored as audio files and transcribed.
For example, emails are read and information on subject, sender and content is extracted.
Documents are processed appropriately: PDFs are read with an OCR module (Optical Character Recognition), images are analyzed visually, letters and faxes are scanned and text is read by OCR, datasets are extracted from tables.

All this information thus lands in a common format and can all be shown in one central place. Both in raw form and, through intelligent classification tailored to your processes, suitably labeled, structured and filterable.
This can be connected with your existing datasets on internal company workflows and customers.
You save time because our system takes over the search, compilation and pre-filtering and you can focus more strongly on the relevant content decisions.

Interne Dokumente und Prozesse Internal documents and processes

Dieses Prinzip lässt sich nicht nur auf die eingehenden Informationsströme anwenden, sondern auch auf alle internen Vorgänge: Auch hier gibt es in Ihrem Unternehmen Abläufe verschiedener Arten von Dokumenten, Datensätzen und Verarbeitungen.

Die technischen Module integrieren wir im Hintergrund auf Basis Ihrer inhaltlichen Vorgaben, sodass Sie sich nicht mit der Technik befassen müssen und sich voll und ganz auf die inhaltlichen Entscheidungen und Maßnahmen konzentrieren können.

Repetitive Abläufe, die Ihnen viel Zeit kosten, lassen sich intelligent automatisieren und Sie gewinnen sowohl Zeit als auch Transparenz zu allen Vorgängen und möglichen Fehlerquellen.

Ein Assistent wird dabei integriert, der zu allen Vorgängen transparente Einblicke in die Hintergründe der Abläufe liefert und Ihre Fragen beantwortet.
Der Assistent wird mit einer vollständigen Dokumentation zu allen Speicherorten und Datensätzen Ihres Unternehmens versorgt und kann dadurch Fragen beantworten wie:

Wo finde ich folgende passende Dokumente?
Gibt es vorherige Vorfälle, die für diese Entscheidung hilfreich sein könnten?
Woher stammen diese Informationen?
Welche Fehlerquellen gab es zu diesem Prozess in der Vergangenheit?

Durch diese integrierten Anleitungen und Hilfestellungen wird auch das Einarbeiten neuer Mitarbeiter leichter: Diese können bei Standardfragen und Unklarheiten gezielt vom Assistenten geleitet werden. This principle can be applied not only to the incoming information streams, but also to all internal processes: Here, too, your company has workflows of different kinds of documents, datasets and processing steps.

We integrate the technical modules in the background on the basis of your content specifications, so that you do not have to deal with the technology and can concentrate fully on the content decisions and measures.

Repetitive workflows that cost you a lot of time can be intelligently automated and you gain both time and transparency about all processes and possible sources of error.

An assistant is integrated that provides transparent insight into the background of the workflows for all processes and answers your questions.
The assistant is provided with complete documentation of all storage locations and datasets of your company and can thereby answer questions such as:

Where can I find the following suitable documents?
Are there previous incidents that could be helpful for this decision?
Where does this information come from?
Which sources of error have there been for this process in the past?

Through these integrated instructions and aids, the onboarding of new employees also becomes easier: for standard questions and uncertainties, they can be guided specifically by the assistant.

Optimierungen und Einsichten Optimizations and insights

Alle Vorgänge werden protokolliert und wichtige Messdaten zu finanziellen und zeitlichen Kosten und Gewinnen sowie häufige Fehlerquellen gesammelt.
Diese Messdaten werden Ihnen im Analytics-Bereich in übersichtlichen visuellen Grafiken dargestellt.

Für alle akuten Vorfälle, die sonst erst später bemerkt werden würden, bekommen Sie unmittelbar eine Benachrichtigung.
Zusätzlich erhalten Sie jede Woche auf Basis der protokollierten Messwerte Empfehlungen für weitere Optimierungshebel.
Dies bietet Ihnen die faktische Grundlage, um klarer fundierte wichtige Entscheidungen treffen zu können.

Sie profitieren von einer strukturierten Architektur, die problemlos neue Integrationen und eine langfristige Skalierung Ihres Unternehmens ermöglicht.

Falls durch die Entwicklung der Digitalisierung neue Anforderungen entstehen, sind Sie bereits im Voraus gewappnet und landen nicht irgendwann an dem Punkt, wo Sie Ihr System plötzlich vollständig umstrukturieren müssen. All processes are logged and important measurement data on financial and time costs and gains as well as frequent sources of error are collected.
These measurement data are presented to you in clear visual graphics in the analytics area.

For all acute incidents that would otherwise only be noticed later, you receive an immediate notification.
In addition, every week you receive recommendations for further optimization levers based on the logged measured values.
This gives you the factual basis to be able to make important decisions in a more clearly founded way.

You benefit from a structured architecture that easily enables new integrations and long-term scaling of your company.

In the case of new requirements through the development of digitalization, you are already equipped in advance and do not end up at some point where you suddenly have to completely restructure your system.

Fragen und Kontakt Questions and Contact

Fragen zu unserer Arbeit, Interesse an Kontakt oder Wunsch nach Terminbuchung? Questions about our work, interest in contact, or want to book an appointment?

Unser Website-Navigator hilft Ihnen dabei. The Website Navigator helps with that.

Alternativ können Sie auch zum klassischen FAQ wechseln und unsere Antworten auf die häufigsten Fragen sehen. Alternatively, switch to the classic FAQ to see our answers to the most common questions.

Fragen anzeigen zu: Show questions about:

Allen Themen All topics

Eingehende Informationen bündeln Bundling Incoming Information

Interne Abläufe & Assistent Internal Workflows & Assistant

Analytics & langfristige Skalierung Analytics & Long-Term Scaling

Eingehende Informationen bündeln Bundling Incoming Information

Welche Informationsquellen kann das System zusammenführen? Which information sources can the system bring together?

Das System kann eingehende Informationen aus Website, E-Mails verschiedener Postfächer, Anrufen, Mailbox-Nachrichten, Faxen, Briefen und Social-Media-Plattformen aufnehmen. Für jede dieser Stellen wird ein passendes Modul integriert, das Nachrichten versteht, einordnet und an einem zentralen Ort sichtbar macht. The system can collect incoming information from the website, emails across different inboxes, calls, voicemail messages, faxes, letters, and social media platforms. A suitable module is integrated for each source, understanding, classifying, and showing messages in one central place.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Informationen heute über viele Kanäle verteilt sind und dadurch Überblick und Bearbeitungsgeschwindigkeit leiden. Our recommendation: Ideal when information is currently spread across many channels and overview or processing speed suffers.

Wie werden Dokumente, Nachrichten und Datensätze verarbeitet? How are documents, messages, and datasets processed?

Anrufe und Mailbox-Nachrichten werden gespeichert und transkribiert, E-Mails nach Betreff, Absender und Inhalt ausgelesen, PDFs und Scans per OCR verarbeitet, Bilder visuell analysiert und Tabellen als Datensätze extrahiert. Die Ergebnisse landen in einem gemeinsamen Format und können passend gelabelt, strukturiert und gefiltert werden. Calls and voicemail messages are stored and transcribed, emails are read by subject, sender, and content, PDFs and scans are processed with OCR, images are visually analyzed, and tables are extracted as datasets. The results are brought into a common format and can be labeled, structured, and filtered.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn manuelle Suche, Vorfilterung und Zusammenstellung regelmäßig viel Zeit kosten. Our recommendation: Ideal when manual searching, pre-filtering, and assembling information regularly costs a lot of time.

Interne Abläufe & Assistent Internal Workflows & Assistant

Lässt sich das System auch auf interne Dokumente und Prozesse übertragen? Can the system also be applied to internal documents and processes?

Ja. Das Prinzip gilt nicht nur für eingehende Informationsströme, sondern auch für interne Vorgänge, Dokumente, Datensätze und Verarbeitungen. Die technischen Module werden im Hintergrund nach Ihren inhaltlichen Vorgaben integriert, damit repetitive Abläufe automatisiert und Vorgänge transparenter werden. Yes. The principle applies not only to incoming information streams, but also to internal processes, documents, datasets, and processing steps. The technical modules are integrated in the background according to your content requirements, so repetitive workflows can be automated and processes become more transparent.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn interne Abläufe viele Dokumente und Entscheidungen verbinden und dadurch heute schwer nachvollziehbar sind. Our recommendation: Ideal when internal workflows connect many documents and decisions and are currently difficult to trace.

Wie hilft der integrierte Assistent Mitarbeitenden im Alltag? How does the integrated assistant help employees in daily work?

Der Assistent kennt Speicherorte, Datensätze und Prozessdokumentation. Er kann Fragen beantworten wie: Wo finde ich passende Dokumente, welche vorherigen Vorfälle sind relevant, woher stammen Informationen oder welche Fehlerquellen gab es in der Vergangenheit? Dadurch werden Entscheidungen schneller und auch neue Mitarbeiter leichter eingearbeitet. The assistant knows storage locations, datasets, and process documentation. It can answer questions such as: Where can I find matching documents, which previous incidents are relevant, where did information come from, or which sources of error existed in the past? This speeds up decisions and makes onboarding new employees easier.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Wissen nicht nur abgelegt, sondern im Arbeitsalltag aktiv auffindbar und erklärbar sein soll. Our recommendation: Ideal when knowledge should not only be stored, but actively findable and explainable in daily work.

Analytics & langfristige Skalierung Analytics & Long-Term Scaling

Welche Optimierungen und Einsichten werden sichtbar? Which optimizations and insights become visible?

Vorgänge werden protokolliert und wichtige Messdaten zu finanziellen und zeitlichen Kosten, Gewinnen sowie häufigen Fehlerquellen gesammelt. Diese Kennzahlen erscheinen in visuellen Analytics-Ansichten. Bei akuten Vorfällen erhalten Sie Benachrichtigungen, zusätzlich können wöchentliche Empfehlungen für weitere Optimierungshebel entstehen. Processes are logged and key metrics on financial and time costs, gains, and recurring sources of error are collected. These metrics appear in visual analytics views. For urgent incidents, you receive notifications, and weekly recommendations for further optimization levers can be created.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Entscheidungen nicht aus Bauchgefühl, sondern aus echten Prozessdaten abgeleitet werden sollen. Our recommendation: Ideal when decisions should be derived from real process data rather than gut feeling.

Wie bleibt das System bei neuen Anforderungen skalierbar? How does the system remain scalable when new requirements appear?

Die Architektur ist darauf ausgelegt, neue Integrationen und Anforderungen schrittweise aufzunehmen. Dadurch müssen Systeme bei Digitalisierungsschritten nicht plötzlich vollständig umstrukturiert werden. Neue Datenquellen, Module und Optimierungen können auf der bestehenden Struktur aufbauen. The architecture is designed to add new integrations and requirements step by step. This prevents systems from suddenly needing a complete restructuring during digitalization steps. New data sources, modules, and optimizations can build on the existing structure.

Unsere Empfehlung: Sinnvoll, wenn Ihre Prozesslandschaft mit dem Unternehmen wachsen soll, statt bei jeder neuen Anforderung neu gebaut zu werden. Our recommendation: Ideal when your process landscape should grow with the company instead of being rebuilt for every new requirement.

Zum Kontakt Contact Us

Anrufen Call us

Mail schreiben Write an email